Seperti Ini Prosedur Procurement yang Tepat di Perusahaan
Procurement atau pengadaan barang adalah proses pembelian fasilitas ataupun bahan baku produksi yang dilakukan oleh suatu perusahaan. Pada umumnya, pembelian barang tersebut dilakukan dalam skala yang besar.
Pengadaan barang yang dilakukan di perusahaan melalui beberapa prosedur. Untuk mengetahui prosedur apa saja yang berlaku dalam procurement, Anda bisa membaca artikel di bawah ini.
Daftar Isi :
Table of Contents
Prosedur Procurement yang Tepat
Terdapat 5 aktivitas yang berlaku di dalam serangkaian proses procurement. Kelima aktivitas tersebut adalah seleksi, verifikasi, permintaan, pembayaran, dan pemeriksaan.
Berikut ini adalah penjelasan dari kelima tahap procurement:
1. Seleksi
Di tahap persiapan, perusahaan perlu melakukan seleksi terhadap barang-barang yang akan dipesan. Perusahaan harus tahu barang apa saja yang akan diprioritaskan untuk dibeli. Keputusan ini juga ditentukan oleh dana yang dimiliki perusahaan.
Bukan hanya barang, vendor atau supplier juga perlu diseleksi. Perusahaan perlu mencari vendor yang bisa memberikan kualitas terbaik namun dengan harga terjangkau. Penawaran menarik seperti diskon atau layanan customer service juga bisa menjadi nilai tambah bagi perusahaan dalam membuat keputusan vendor.
2. Verifikasi
Selanjutnya, daftar barang yang akan dipesan harus disetujui oleh manajemen perusahaan terlebih dahulu. Dengan demikian, proses procurement dapat berjalan sesuai dengan syarat dan ketentuan perusahaan.
Sama seperti barang, maka vendor atau supplier juga perlu melalui tahap verifikasi. Tahap ini dilakukan dengan melihat latar belakang vendor dan testimoni dari klien terhadap vendor tersebut. Verifikasi vendor perlu dilakukan agar perusahaan tidak menggunakan vendor yang salah.
3. Permintaan
Tahap permintaan biasa juga disebut dengan solicitation. Tahap ini dilakukan setelah seleksi dan verifikasi barang serta vendor selesai dilakukan. Pada tahap ini, keputusan terkait barang yang akan dibeli dan vendor sudah bersifat tetap.
Perusahaan pun akan melakukan permintaan barang kepada vendor atau supplier. Aktivitas ini biasa disebut dengan RFQ atau Request for Quotation. RFQ adalah tahap permintaan kepada vendor yang dilakukan untuk mendapatkan penawaran terbaik agar sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan. RFQ pada umumnya berisi detail produk dan anggaran yang diinginkan perusahaan.
Pada tahap ini, perusahaan biasanya melakukan negosiasi dengan vendor. Negosiasi haruslah menghasilkan keuntungan bagi perusahaan. Namun, lebih baik lagi jika negosiasi memberi keuntungan bagi kedua belah pihak.
Jika perusahaan dan vendor telah sepakat, maka purchase order atau proforma invoice akan dibuat. Purchase order ini akan ditandatangani oleh manajemen dan vendor terpilih.
4. Pembayaran
Tahap permintaan sudah selesai. Kini, hal yang harus dilakukan perusahaan adalah membayar pesanan tersebut. Pembayaran dilakukan berdasarkan invoice yang telah dibuat. Oleh karena itu, pembuatan invoice tidak boleh sampai salah.
5. Pemeriksaan
Tahap terakhir adalah pemeriksaan. Tahap ini dilakukan untuk memeriksa kualitas dan kuantitas barang yang telah dikirim dari vendor. Apakah barang tersebut memiliki jumlah yang benar dan kualitas yang baik?
Manfaat Procurement di Perusahaan
Pengadaan barang di perusahaan memiliki manfaat sebagai berikut:
Manfaat yang pertama tentu saja dapat memenuhi kebutuhan barang di perusahaan. Jika barang yang dibutuhkan terpenuhi, maka perusahaan dapat menjalani kegiatan operasionalnya dengan baik.
2. Memperoleh Laba
Manfaat ini bisa didapatkan jika perusahaan yang melakukan pengadaan barang merupakan perusahaan manufaktur. Hal ini karena perusahaan manufaktur melakukan procurement untuk membeli bahan baku produksi.
Dengan adanya bahan baku untuk kebutuhan produksi, maka perusahaan dapat memproduksi barang. Alhasil, perusahaan pun akan memperoleh keuntungan dari hasil penjualan produk tersebut.
3. Menyejahterakan Karyawan
Pada akhirnya, procurement bisa menyejahterakan karyawan. Misalnya, procurement untuk fasilitas kantor dapat menunjang pekerjaan karyawan di kantor. Karyawan pun bisa lebih produktif dan merasakan kepuasan bekerja.
Selain itu, sebelumnya telah dijelaskan bahwa procurement bisa memberikan keuntungan bagi perusahaan. Nah, keuntungan ini tentu saja bermanfaat bagi karyawan. Jika perusahaan mencapai keuntungan, maka gaji karyawan bisa terbayar. Bahkan, karyawan bisa menerima bonus.
Demikian prosedur procurement dan manfaat yang bisa diperoleh perusahaan jika melakukannya. Procurement memang aktivitas penting yang biasa dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhannya.
Jika perusahaan Anda ingin melakukan proses procurement, Anda membutuhkan teknologi yang tepat. Teknologi yang dimaksud ialah ERP software RedERP. Software ini memiliki fitur khusus untuk procurement yang bisa mengotomatisasi tanda terima barang dari vendor, mengajukan RFQ, menyimpan faktur transaksi dengan vendor, serta membuat laporan dan analisis bisnis.
Gunakan software RedERP sekarang! Kunjungi situs resminya untuk informasi lengkap!